为什么你的项目总是延期?项目计划管理没做到位!-捷为科技

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为什么你的项目总是延期?项目计划管理没做到位!

  • 2019-05-20

  • 捷为科技

说到项目计划,毫无疑问是项目管理最重要的一环。一般认为,做项目计划就是把项目分解成一个个任务,并明确每个任务时间节点和责任人。这样理解自然也没什么问题,但实际情况却远比理论复杂,比如下面这个案例。

 

某系统集成公司现有员工100多人,今年一月份,销售部直接与某客户签订了一个软件系统的项目。合同规定,6月28日之前系统必须投入试运行。合同签订后,项目经理小张组织大家制定了项目的WBS,并制订了本项目的进度计划,简单描述如下:

1、应用子系统

1)1月5日~2月5日需求分析

2)2月6日~3月26日系统设计和软件设计

3)3月27日~5月10日编码

4)5月11日~5月30日系统内部测试

2、综合布线:2月20日~4月20日完成调研和布线

3、网络子系统:4月21日~5月21日设备安装、联调

4、系统验收:5月31日~6月6日 系统整体测试、验收

 

春节后,2月21日小张发现系统设计才刚刚开始,并由此推测3月26日可能完不成系统设计。明明小张也做了项目计划,为什么项目还会延期,小张的问题出在哪?

 

首先,引入一个“管理颗粒度”的概念,管理的颗粒度一般没有统一标准,需要具体情况具体分析,比如战略制定,这种几年实施一次的流程,它的颗粒度不需要很精细。但项目过程管理不同,它需要在合理分配资源的前提下尽可能把项目计划做得精细,精细度越高,项目过程越可控。上面这个案例中,小张在制定的项目计划就太笼统,项目任务分工或进度计划表的颗粒度太大,只有里程碑目标,没有把WBS进一步细化,把任务所需的资源和时间都对应起来,为后期的执行和监控埋下了隐患。 

 

其次,计划制定好了,也达到了“管理颗粒度”的要求,但很多项目计划还是没有管好。这里还必须加强计划执行过程的跟踪和反馈, 便于及时发现和解决问题,确保项目按计划进行,避免出现大的进度偏差。

 

专业的项目管理系统(以捷为iMIS-PM项目管理系统为例)可以帮助一个项目管理新手把一个项目计划制定得严谨细致,同时确保项目过程管理!

 

支持多级项目计划

iMIS-PM项目管理系统可帮助项目经理快速建立WBS的任务分解结构和交付物,把资源和时间都对应起来, 保证每个成员都知道自己应该完成什么样的任务,时间粒度可精细到天;以甘特图形式直观显示项目计划,支持多级计划形式:里程碑计划、1/2/3/4级项目计划;支持“父任务控制子任务完成时间”,既确保父任务时间节点的刚性要求,又可在子任务计划安排中保持一定的灵活性。

 

 支持多视图展示项目计划

项目计划树形甘特图等形式直观展示,并能在线编辑计划显示里程碑和关键路径无疑将大大有助于项目经理开展计划管理这一核心工作。

捷为iMIS-PM系统支持甘特图和树形图,可直观显示任务的先后时间关系,有缩放功能,且信息同步显示;可选择任务层级代号”批量展开相应层级的所有任务;可选择显示里程碑任务或关键路径;支持对甘特图修改,修改后计划可以同步修改的功能。

 

 支持计划变更,保存计划版本

在制定项目计划时, 不可能考虑得尽善尽美,总会有一些特殊情况发生,比如上面这个案例,小张在制定项目计划时,没有考虑到春节这段时期员工的积极性不高,所以在制定计划的时候,这段时间的工作应该增加时间。因为内部和外部环境都是时刻变化的,需要对项目计划进行动态调整,重要里程碑节点的变更,项目经理需要提交项目变更申请,相关领导审批通过后才能实施变更计划。捷为iMIS-PM系统支持计划变更申请和审批,计划基线版本保存和比对分析。

 

 支持根据项目模板和文件导入创建项目计划

不同类型的项目一般有一套标准的计划分解结构, 新建项目时复制这套结构将大大降低项目经理制定项目计划的工作量,而且公司有了统一的标准和规范将便于沟通和管理,即使项目经理变更也能迅速接手工作。捷为iMIS-PM系统支持项目模板功能,可设置项目阶段任务和里程碑,自定义项目任务分解结构(WBS)和时间计划,包括里程碑和前置任务等。

另外,很多项目经理习惯在微软Project或Excel文件中编制项目计划,上面案例中小张这个项目是一个小型项目,对于复杂度高、涉及面较广、实施周期长的大中型项目,仅仅依靠单机版的Project和简单的Excel是难以对项目全过程进行跟踪管理的。

捷为iMIS-PM系统支持从文件中导入的方式创建项目计划,在系统中进行任务计划的执行和跟踪。

 

计划执行和跟踪

当每个任务分解到具体的负责人,项目启动后,任务负责人需要按时间计划执行任务,更新和汇报任务进展,Team Leader,项目经理和中高层领导能及时了解到最新动态和问题,以及对关键节点任务的完成进行审批,确保项目按计划推进。

捷为iMIS-PM系统支持“以任务为基点”,对任务进行PDCA循环管理,从而加强计划的过程跟踪,提高执行力。

 

〉工作任务分配和启动:工作任务可以由部门领导或项目经理下达任务,也可自行创建;工作任务由系统自动或人工启动。

〉任务状态和进度:可修改任务状态和进度、完成任务。任务状态分为未开始、进行中、已完成等。

〉任务预警和提醒:在任务列表中以用不同颜色指示灯显示正常进行、轻度超期和严重超期的任务;任务启动/完成和更新时自动提醒(可设置定时提醒)。

〉任务备注:在任务中添加备注(可即时提醒),加强任务下达人、负责人和参与人的沟通交流。

〉任务文档:在项目任务中编辑或上传任务文档,查阅与该任务关联的参考文档。

〉任务工作记录:在项目任务中均可查看到关联的工作记录,并可直接在任务中填写相关工作记录。

〉任务总结和评分:对已完成的任务可以填写任务总结,并由上级进行评分。


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