为什么说要避免项目沟通中的「烟囱」现象?-捷为科技

首页 关于我们新闻资讯行业资讯

为什么说要避免项目沟通中的「烟囱」现象?

  • 2019-05-29

  • 捷为科技

多年前一个做咨询的人讲到公司管理时过一个这样的例子,当时某公司遇到了一个从未出现的难题,她受委托对各部门进行调查,发现每个部门都觉得自己部门完全没问题,纷纷指责其他部门,并历数其他部门的几大罪状,在对所有部门调查完一圈后,她发现虽然每个部门都把责任推到对方身上,但对这个部门具体在做什么,日常工作的核心是什么完全一无所知,每个部门好像一个个孤立的烟囱,互相观望指责却从未真正走近了解,后来咨询公司把各个部门的人组织起来,让每个部门对自己的核心工作内容进行阐述,大家很快达成了理解,之前困扰的问题也迎刃而解了。


从这个案例我们可以近距离地看到缺乏「真正」的沟通,会对工作效率甚至公司的正常运作产生多大的影响。其实烟囱现象在项目管理中更为常见,由于项目中的人员大都是从各个部门中临时调用过来的,彼此间缺乏必要的了解,又没有统一的工作平台,遇到问题很容易脑补出很多“事实”,并把大部分责任推给其他同事,大大地阻碍了项目进展,可以毫不夸张地说,项目沟通虽然看不见摸不着绝对是影响项目进展的第一名!


在项目管理中,专门将沟通管理作为一知识领域基本原则是及时性,准确性,完整性和可理解性。项目经理的时间分配应该是3-7法则,即30%时间用于管理,70%时间用于沟通,可见沟通的重要性。


这里不对项目沟通中主观因素进行分析,比如项目人员的性格等等,具体说说项目沟通中可控的部分:项目管理工具,如何借助专业的项目管理系统加强项目人员的沟通,润滑工作关系,更高效地推进项目。


为了更好的理解,这里还是以iMIS-PM项目管理系统为例,在iMIS-PM中提供多层级、多渠道的沟通平台,通过工具的力量,保证各类信息的及时准确传达,避免「烟囱」现象的发生,具体来说分为以下几大类:


会议纪要

会议纪要: 项目组线下沟通内容以会议纪要形式提交,形成会议纪要列表,可继续编辑,审阅、发布。

会议中需要跟进的问题用iMIS-PM的问题管理模块进行跟踪

Benit: 汇总项目成员各类意见,保证项目中每一次的会议记录可追溯,会议核心议题可落地,可追踪。


预警和提醒

项目/任务状态更新时,系统自动发出消息提醒(如任务启动提醒、任务定期提醒、任务完成提醒、添加备注提醒等);提醒消息可以短消息、邮件、手机短息的形式发送给相关项目人员。

用不同颜色指示灯显示正常进行、轻度超期和严重超期的项目/任务。

20190529134536.png

任务定时提醒,支持将各种会议、约定设置提醒,系统按预设的时间和方式提醒相关人员提前准备工作材料。

可与微信等即时通讯工具集成,将预警提醒消息推送到个人移动终端。

Benit: 最大程度避免信息传达不及时、不顺畅,降低项目人员因信息传达不及时造成的项目风险。


任务备注

在项目任务中添加备注。备注的主要作用是沟通交流,方便上级对下级的工作指导和平级之间的工作交流。

添加备注时有多种提醒方式,可以对相关项目人员进行消息提醒。

20190529134552.png 

 Benit: 清晰下达任务指令、方便上下级沟通,避免信息在传递过程衰减,失真。


项目信息发布、汇报

支持信息发布功能,可将信息发布给项目干系人(参见信息发布),发布的信息可提醒到相关项目人员。也可通过表单的形式在项目主页发布重要信息。

项目任务执行中的工作记录可以对之进行评注和回复,帮助任务下达人和执行人之间进行互动沟通。

20190529134602.png

Benit: 帮助项目经理传递项目信息, 及时提醒所有项目人员、项目干系人,同时通过多轮互动沟通,保证项目实施工作始终朝着预期方向前进。


自动生成工作报告

根据报告期间的任务和工作记录自动生成工作报告,方便项目经理、各级领导查看。 

20190529134611.png

Benit: 智能高效,减少重复工作。


当然,任何项目的成功都是“硬件”和“软件”的高效组合,项目管理系统固然能提供一个好的沟通机制,不过更重要的是,每一个项目人员都能够抛弃偏见,在大方向上达成共识,在沟通的过程中多做思考,并设身处地站在对方的角度思考问题,求同存异,这样在面对各种各样的难题的时候,能得到一个相对准确的解决方案,不断推进项目取得新的进展。

 上海快三 上海快三 上海快三 上海快三 上海快三 上海快3 上海快三 上海快三 上海快三 上海快3